Een duidelijk plan helpt u op koers te blijven, uw project op te splitsen in kleinere taken en de voortgang bij te houden. Er zijn veel verschillende manieren om een projectplan op te stellen. Door een goede projectplanning te maken , kan je ervoor zorgen dat het project soepel verloopt. Sommige zijn beter dan andere, afhankelijk van het soort project waaraan u werkt. Hier behandelen we de basisprincipes van het maken van een projectplan, samen met enkele meer diepgaande voorbeelden die je op weg kunnen helpen. In dit artikel besteden we aandacht aan projectbeheersoftware en andere diensten die het voor teams gemakkelijker maken om samen te werken en elke actie die wordt ondernomen (en die van Elephant) in de aanloop naar de implementatie en tijdens de implementatie bij te houden.
Wat is een projectplan?
Projecten worden meestal gebruikt om grote inspanningen te beschrijven waarbij een reeks stappen moet worden gepland. Denk bijvoorbeeld aan het bouwen van een huis, het maken van een product, het lanceren van een nieuw product of het opzetten van een bedrijf. Deze grootschalige inspanningen zijn zeer geschikt voor projectbeheersoftware, maar zijn niet de enige dingen die kunnen worden beheerd. Elke inspanning die planning en opvolging vereist, kan worden opgesplitst in kleinere projecten.
Projectplannen bestaan uit een reeks tijdlijnen, mijlpalen en taken. Hoewel het vaak lange documenten zijn, zijn ze eigenlijk heel eenvoudig. Een projectplan bestaat uit: – een tijdlijn – een reeks taken – een lijst van middelen om de taken te voltooien, en een schatting van de tijd die nodig is om elke taak te voltooien – een lijst van mijlpalen De tijdlijnen, taken en mijlpalen zijn de belangrijkste onderdelen van een projectplan. Een projectplan is het belangrijkste spoor van wat een team doet en waarom.
Samenwerkingstools voor teams
Afhankelijk van het soort project waaraan u werkt, kunnen er specifieke tools zijn die beter aansluiten bij uw behoeften. Een belangrijk onderdeel van elk project is samenwerking. Daarom wilt u misschien kijken naar tools die uw team helpen communiceren. Dit kunnen tools zijn voor teamcreatie en communicatie, maar ook tools voor het volgen en bewaken van de voortgang. Hier zijn een paar samenwerkingstools om te overwegen: – Slack – Een geweldige keuze voor teamcommunicatie – Google Docs – Een geweldige keuze voor het samenwerken aan documenten – Trello – Visuele projectmanagementsoftware – Jira – Een geweldige keuze voor projectplanning – Confluence – Een geweldige keuze voor projectdocumentatie.
Software voor voortgangs- en risicocontrole
Er zijn twee dingen die voor elk project van cruciaal belang zijn: planning en budget. De planning vertelt je wanneer je elke taak moet beginnen en voltooien. Het budget vertelt je hoeveel tijd en middelen je hebt om elke taak te voltooien. Deze twee dingen worden planning en budget genoemd, en zijn cruciaal voor elk project. Het zijn ook vaak de dingen die het meest over het hoofd worden gezien of vergeten tijdens de planningsfasen van een project.
Een goede manier om de voortgang en de risico's van elk teamlid bij te houden is het implementeren van tracking software. Tracking software registreert elke actie van elk teamlid en de algemene status van het project. Dit kan helpen om het team verantwoordelijk te houden en ervoor te zorgen dat iedereen zijn deel van het project op zich neemt en niet iemand anders de schuld geeft van eventuele problemen.
Conclusie
Projecten zijn zelden one-size-fits-all. Het kan gaan van het lanceren van een nieuw product tot het maken van een marketingplan voor uw bedrijf, of zelfs het trainen van uw team. De sleutel is om de taak op te splitsen in kleinere rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen aan elke persoon in het team. Zodra u een duidelijk projectplan hebt, kunt u de verwachtingen van uw teamleden beter beheren en de klus klaren. Projectmanagementsoftware kan u helpen bij het bijhouden van al uw teamleden, waar ze aan werken, wanneer ze eraan werken en welke risico's ze daarbij lopen.
Door de tijdlijn van het project, de taken en de middelen bij te houden en de voortgang te volgen, kunt u op koers blijven en ervoor zorgen dat de taken op tijd worden voltooid. Samenwerktools kunnen uw teamleden helpen communiceren en ideeën delen. Software voor het bijhouden van risico's kan u helpen de potentiële problemen op te sporen waarmee uw teamleden tijdens hun werk aan het project kunnen worden geconfronteerd, zodat u ervoor kunt zorgen dat ze op schema blijven en geen risico's lopen.